Tra le numerose novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 in ambito lavoro e previdenza, un punto di rilievo riguarda le nuove disposizioni sulla tracciabilità e deducibilità delle spese di trasferta. La normativa, già operativa dal 1° gennaio 2025, ha subito recentemente un’importante correzione grazie al Decreto Legge n. 84 del 17 giugno 2025, che interviene in modo sostanziale sulle spese sostenute all’estero.

Le nuove regole sulla deducibilità delle trasferte

La Legge n. 207/2024, all’articolo 1, commi 81-86, ha stabilito che, a partire dal 1° gennaio 2025, le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto non di linea siano deducibili fiscalmente solo se effettuate con strumenti di pagamento tracciabili. Lo stesso principio si applica alle spese di rappresentanza, come gli omaggi ai clienti di valore superiore a 50 euro.
Obiettivo della norma: migliorare il controllo aziendale sulle uscite e contrastare l’evasione fiscale, promuovendo una gestione più trasparente delle trasferte.

Novità dal DL 84/2025: esenzione dall’obbligo di tracciabilità per le spese estere

Tuttavia, una recente modifica ha cambiato le carte in tavola. Con il Decreto Legge 84/2025, pubblicato il 17 giugno, è stata introdotta una correzione con effetto retroattivo sulle disposizioni della Legge di Bilancio.
In particolare, per le trasferte effettuate all’estero, è ora previsto che le spese sostenute dai lavoratori siano esenti dall’obbligo di tracciabilità: i rimborsi spettano anche se i pagamenti sono stati effettuati con contanti o altri mezzi non tracciabili.
La correzione vale solo per le spese sostenute nel Paese estero di destinazione. Al contrario, restano soggette all’obbligo di tracciabilità le spese effettuate in Italia, anche se legate a una trasferta all’estero.
Esempio pratico: il costo di un taxi per raggiungere l’aeroporto italiano deve essere saldato con metodo tracciabile per essere rimborsato senza tassazione. Al contrario, il costo di un taxi all’estero potrà essere rimborsato anche se pagato in contanti.

Implicazioni operative per imprese e lavoratori

Il cambiamento impone alle aziende di verificare e, se necessario, rettificare il trattamento fiscale dei rimborsi già effettuati nel 2025. Essendo la norma retroattiva, le imprese dovranno recuperare eventuali imposte indebitamente trattenute sui rimborsi per spese estere.

Nel complesso, la normativa distingue chiaramente due scenari:

  • In Italia: deducibilità concessa solo per spese pagate con strumenti tracciabili.
  • All’estero: deducibilità riconosciuta indipendentemente dal metodo di pagamento.

Inoltre, per i lavoratori che anticipano le spese con strumenti tracciabili, continua a valere il rimborso analitico a piè di lista. In caso contrario, il rimborso sarà forfettario, tassato e soggetto a contributi, come previsto dai contratti collettivi.

Le aziende devono ora affrontare un doppio livello di gestione delle trasferte: da un lato, l’obbligo di tracciabilità per le spese italiane; dall’altro, una maggiore flessibilità per le spese sostenute all’estero.

La correzione introdotta dal DL 84/2025 rappresenta un significativo alleggerimento burocratico e fiscale per i datori di lavoro e i lavoratori coinvolti in missioni internazionali, ma resta comunque fondamentale che le imprese si adeguino tempestivamente alle nuove disposizioni per evitare accumuli di lavoro a fine anno e contestazioni da parte dei dipendenti.

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