Gestire correttamente le assenze per malattia è una delle attività più delicate per chi si occupa di amministrazione del personale. La normativa in materia intreccia aspetti giuslavoristici, previdenziali e organizzativi, e ogni fase – dalla comunicazione dell’assenza all’elaborazione delle buste paga – deve essere gestita con precisione.

Dal 1° gennaio 2026 entrerà in vigore anche una novità importante introdotta da INPS con il messaggio n. 3029 del 10/10/2025: l’INPS richiede di indicare nel flusso UniEmens il codice del certificato medico (PUC) relativo a ogni evento di malattia, insieme a una gestione più dettagliata delle giornate interessate. L’obiettivo è migliorare la tracciabilità dei dati e prevenire errori o incongruenze nei conguagli delle indennità.

Per datori di lavoro e professionisti HR, ciò significa assicurarsi che i sistemi informativi vengano aggiornati per tempo con le nuove voci da inserire, di aggiornare le procedure di raccolta dei certificati e adeguare i processi interni di comunicazione con i dipendenti.

Gli adempimenti fondamentali in caso di malattia

Quando un lavoratore si ammala, il primo obbligo che ha è quello di informare tempestivamente il datore di lavoro, secondo le modalità previste dal contratto collettivo o dal regolamento aziendale. Il medico curante trasmette poi il certificato di malattia in via telematica all’INPS, che lo rende disponibile all’azienda attraverso il portale istituzionale.

Dal punto di vista operativo, il datore di lavoro deve verificare la corretta ricezione del certificato e gestire l’assenza nel sistema presenze e in busta paga, applicando il trattamento economico previsto. L’indennità di malattia, infatti, viene anticipata dal datore di lavoro e successivamente conguagliata con i contributi dovuti all’INPS.

Durante l’assenza, il dipendente deve rispettare le fasce orarie di reperibilità per eventuali visite mediche di controllo: dalle 10 alle 12 e dalle 17 alle 19 per i lavoratori del settore privato e dalle 09 alle 13 e dalle 15 alle 18 per il settore pubblico. Il datore di lavoro, a sua volta, può richiedere accertamenti tramite il servizio di controllo domiciliare.

Un ulteriore elemento da monitorare è il periodo di comporto, cioè il limite massimo di giorni di assenza per malattia durante i quali il lavoratore conserva il diritto al posto di lavoro. La durata del comporto è stabilita dal CCNL e può variare in base all’anzianità di servizio e alla tipologia di contratto.

Gestione della malattia: casi particolari

Nella gestione delle assenze per malattia, non mancano casi in cui le regole generali si intrecciano con altri istituti del rapporto di lavoro, generando situazioni particolari che richiedono attenzione.

Uno dei casi più frequenti è quello della malattia durante le ferie. In questa circostanza, la malattia sospende le ferie soltanto se la patologia è tale da impedire il recupero delle energie psico-fisiche. Ciò significa che il dipendente dovrà produrre un certificato medico regolare, e l’azienda potrà trasformare i giorni di ferie in malattia per il periodo effettivo dell’infermità. Particolare cautela è richiesta quando la malattia insorge durante un soggiorno all’estero, poiché in quel caso il lavoratore deve trasmettere la documentazione all’INPS entro due giorni e in forma tradotta.

Un’altra situazione da considerare è la malattia nel periodo di preavviso. Se l’assenza si verifica dopo le dimissioni del lavoratore, la decorrenza del preavviso rimane sospesa fino al termine della malattia; diversamente, se il preavviso è stato comunicato dal datore di lavoro, la malattia non ne interrompe il decorso e la cessazione del rapporto resta valida alla data prevista. Questa differenza riflette la diversa finalità del preavviso nei due casi: tutelare l’interesse del lavoratore da un lato, e quello organizzativo del datore dall’altro.

Infine, va analizzata la malattia durante periodi di sospensione dell’attività lavorativa, come la Cassa Integrazione o l’aspettativa non retribuita. In presenza di CIG (Cassa Integrazione Guadagni) a zero ore, la malattia non ha effetti economici, poiché il lavoratore non avrebbe comunque svolto attività lavorativa. Diverso è il caso della CIG a orario ridotto, dove la malattia può dar luogo all’indennità solo per le giornate in cui era prevista attività effettiva. Durante un periodo di aspettativa, invece, la malattia non interrompe la sospensione del rapporto e non produce effetti retributivi o previdenziali.

La corretta gestione della malattia richiede equilibrio tra tutela del lavoratore e rispetto degli adempimenti aziendali. Con l’introduzione delle nuove regole UniEmens dal 2026, datori di lavoro e uffici HR dovranno investire nella precisione dei dati e nell’aggiornamento delle procedure interne.

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